業務プロセスとは、仕事の始まりから終わりまでを「だれが・どの順で・何をするか」の流れとして見たものです。
業務プロセスを図にする（モデリング）
業務を改善したり、システムにしたりする前に、まずいまの業務がどう流れているかを分析してつかむ必要があります。ふだんの業務は担当者の頭の中にあり、同じ「受注処理」でも営業と経理で思い浮かべる手順が違います。そこで、業務プロセスを決まった記号で図に表します。これを業務プロセスのモデリング（業務プロセスの可視化）といいます。
頭の中にあった業務を図にすると、関係者が同じ絵を見て話せ、システムを設計する材料にもなります。
図にすると、どこで待ちが生じているか、同じ入力を2回していないか、といった問題点が見えてきます。また、システム開発の上流工程（何を作るかを決める段階）では、この図がシステムを設計するときの土台の情報になります。 業務プロセスをモデリングする目的は、業務を目に見える形にして、関係者が同じ解釈を共有できるようにすることです。
似ているが目的が違う取組みと分けておきます。大量のデータを統計やAIで分析して、データの間の相関や隠れたパターンを見つけるのはデータマイニング（データ分析）です。従業員一人ひとりの知識やノウハウを社内で共有して新しいアイディアにつなげるのはナレッジマネジメントです。プロジェクトに要員を集めてチームにまとめるのは、プロジェクトの人の管理です。どれも業務の流れを図にすることではありません。
業務プロセスを描く図（BPMN・フローチャートなど）
業務プロセスを描く図は、どれも仕事やデータの流れを描きます。代表的なものは次のとおりです。
業務プロセスを表す代表的な図
BPMN（Business Process Model and Notation） … ビジネスプロセスのモデリング手法と表記法。OMG（Object Management Group）が維持し、国際規格 ISO/IEC 19510 として標準化されている
フローチャート（流れ図） … 処理の順番と、条件による分かれ道を、箱と矢印で描く
アクティビティ図 … UML の図の1つ。活動（作業）の流れと分岐を描く
DFD（Data Flow Diagram） … データの流れに注目した図。処理（プロセス）、データの流れ、データの保管場所（データストア）、外部の相手（外部実体）で描く
E-R図（E-R モデル） … 業務で扱うデータを、実体（エンティティ）とその間の関連（リレーションシップ）で描く。流れではなくデータの構造を表す
BPMN は、レーン（担当者や部署ごとの帯）、開始と終了の丸、作業の箱、分かれ道のひし形を使います。交通費の精算なら次のように描けます。
レーンで「だれが」、箱と矢印で「何をどの順に」、ひし形で「どこで分かれるか」を表します。
一方、パレート図（項目を多い順に並べた棒グラフに、累積の割合の折れ線を重ねたもの）やレーダチャート（複数の項目の大きさを、くもの巣状の多角形で比べるもの）は、集めた数値データを分析する図です。改善すべき項目を選ぶのには使えますが、業務の手順の流れは描けません。 業務プロセスを表記する図かどうかは、「手順やデータの流れ」が描けるかで見分けます。
流れ図には、国や自治体の業務・システムの見直しで使われてきた様式もあります。総務省の自治体EA（エンタープライズアーキテクチャ。組織全体の業務とシステムを見える化して最適化する手法）の資料では、業務の流れを描く図を業務流れ図（WFA：Work Flow Architecture）と呼びます。業務に登場する人・組織・情報システムを並べ、それぞれの作業を処理の順に矢印でつなぎ、分かれ道には条件を書きます。描いているのは「だれが・どの順に・何をするか」という業務の流れそのものなので、行政に限らず、会社の業務プロセスを流れ図で可視化するときにも同じように使えます。
同じ資料では、業務の機能を3×3のマス目に書き込んで階層に分けていく図を機能構成図（DMM：Diamond Mandala Matrix）、機能と機能の間を流れる情報を描く図を機能情報関連図（DFD）と呼びます。業務の流れを描くのは WFA で、DMM は機能の分け方を表します。 また、CRUD図は、どの処理がどのデータを作成（Create）・参照（Read）・更新（Update）・削除（Delete）するかを表にしたもので、流れ図ではありません。
BABOKは、業務の課題を分析して解決策を考える「ビジネスアナリシス」の知識を体系的にまとめたガイドです。図の書き方の決まり（表記法）ではありません。
業務を作り直す・改善し続ける（BPR・BPM）
業務プロセスを変えるやり方は、大きく2つあります。
業務プロセスの変え方
BPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング） … いまの業務のやり方を前提にせず、目的から考えて業務プロセスを根本から設計し直す
BPM（ビジネスプロセスマネジメント） … 業務プロセスを設計し、実行し、結果を監視し、改善する、というサイクルを回し続けて継続的に良くしていく管理の手法
BPR は一度に作り直し、BPM は回し続けて良くしていきます。
たとえば、紙の申込書を5つの部署で回していた手続を、申込みから完了までオンラインで1つの部署が受け持つ形に作り替えるのは BPR です。新しい手続を動かしたあと、処理時間を毎月測り、遅れている手順を見つけて直していくのが BPM です。 BPR は一度に大きく作り直すこと、BPM は回し続けて少しずつ良くすることです。 申請・承認のように、業務の手続を決まった順に担当者へ回す仕組みをワークフローといいます。
ある物流会社は、電話とファクシミリで受けた注文を3つの部署が順に書き写していた受注の業務を、これまでの手順にとらわれずに見直しました。注文はWebで直接受け、在庫の引当てから出荷の指示までを1つの流れにまとめ、部署の分担も作り替えました。 この取組みに最も当てはまるものはどれですか。
× BPO は業務を外部の会社に委託することです。この会社は業務を外に出さず、自社で流れを作り替えています。
× BPM は、決まった業務プロセスを監視と改善のサイクルで少しずつ良くし続ける手法です。手順そのものを前提から作り替えた今回の話とは違います。
○ 正解 BPRです。
これまでの手順を前提にせず、部署の分担まで含めて業務プロセスを根本から設計し直しているので、ビジネスプロセスリエンジニアリングに当たります。
× RPA は、いまある事務作業をソフトウェアのロボットに代わりにやらせることです。手順を作り替えることではありません。
外部に任せる・ソフトウェアロボットに任せる（BPO・RPA）
業務プロセスの一部を、自社の担当者の手から離す方法もあります。
業務を任せる先
BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング） … 給与計算やコールセンターのような業務を、外部の専門の会社にまとめて委託する。自社の人やお金を重要な領域に集中させ、コストの最適化や業務の効率化をねらう
RPA（Robotic Process Automation） … ホワイトカラー（事務職）の定型的な事務作業を、ソフトウェアのロボットに代わりにやらせて自動化・効率化する
RPA のロボットは、工場にある機械ではなく、パソコンの中で動くソフトウェアです。人が画面で行っている「このファイルを開き、この欄の値を写し、あのシステムに入力する」という操作を、決められた手順どおりに繰り返します。伝票の入力、表計算ソフトからシステムへのデータの転記、交通費の利用区間と領収書のデータから精算伝票を作る作業などが向いています。 RPA に向くのは、手順が決まっていて何度も繰り返す、パソコン上の事務作業です。
裏返すと、手順を決められない仕事は RPA の守備範囲の外です。M&A のような経営の判断、一人ひとりの好みに合わせたサービスを考えること、大量のデータから新しい法則や規則性を見つけること（データ分析やAIの仕事）、プログラムを自分で改善することは、RPA ではできません。
だれが代わりにやるのか（ソフトウェア・機械・外部の会社）で見分けます。
名前の似た言葉とも分けておきます。FA（ファクトリーオートメーション）は、組立てや搬送に産業用ロボットなどのハードウェアを使い、工場の生産を自動化することです。EUC（エンドユーザコンピューティング）は、システムを使う利用者自身が主体的にシステムの管理や運用、簡単な開発に関わることで、利用者のITリテラシーを高め、システムベンダーへの依存を減らします。
ある会社の経理部では、担当者が毎朝、取引先からメールで届く請求書のファイルを開き、決まった欄の金額と支払期日を会計システムに入力し直しています。 次のうち、RPA に任せるのに最も向いている作業はどれですか。
○ 正解 請求書ファイルの決まった欄の値を、会計システムに入力する作業です。
開くファイル、読む欄、入力する先が毎回同じで、パソコンの画面上で繰り返す定型的な事務作業なので、ソフトウェアのロボットに手順を覚えさせて代わりにやらせられます。
× データから新しい規則性を見つけるのはデータ分析やAIの仕事です。RPA は決められた手順を繰り返すだけで、法則を見つけることはしません。
× 物を運ぶのはハードウェアのロボットや機械の仕事です。RPA はパソコンの中で動くソフトウェアなので、物には触れません。
× 取引をやめるかどうかは経営の判断で、決まった手順に置き換えられません。RPA に任せられるのは手順が決まった作業だけです。
まとめ
この回で持ち帰ること
1. 業務プロセスのモデリングは、業務を図にして関係者で解釈を共有し、システム設計の土台の情報を整えるために行う
2. 業務プロセスを表す図は流れを描く。BPMN（OMG・ISO/IEC 19510）、フローチャート、アクティビティ図、DFD、業務流れ図（WFA）。DMM は機能の階層、CRUD図はデータの操作の表、E-R図はデータの構造、パレート図とレーダチャートはデータ分析の図
3. BPR は業務プロセスを根本から作り直す。BPM は設計・実行・監視・改善を回して改善し続ける
4. BPO は業務を外部の会社に委託する。RPA はホワイトカラーの定型的な事務作業をソフトウェアのロボットに代替させる
5. RPA は判断や法則の発見はしない。工場のハードウェアのロボットは FA、利用者が主体的にシステムを運用するのは EUC
この節で解ける公開問題
令和4〜8年度の公開問題のうち、この節の知識で解ける問題は次の8問です。
教科書の一覧（現行の試験の順）教科書の一覧（新しい試験の順）過去問
Udemy の ITパスポート講座を、受講者数・★評価・口コミで比べたページです（広告を含みます）。
出典：IPA「ITパスポート試験 シラバス（案）Ver0.1」（2026年8月31日）、「ITパスポート試験 シラバス Ver6.5」、 総務省「業務・システム刷新化の手引き（改訂版）」（自治体EA）、総務省 研修教材「住民視点の行政サービス提供に向けた業務分析手法」（業務流れ図・機能構成図・機能情報関連図）。 練習問題と例の場面は、当サイトが説明のために作ったものです。